あなたの会社、無駄な会議多くないですか？
ぼくもサラリーマン時代は、そこそこ大手企業だったので
恐ろしく無駄な会議がたくさんありました
今回はそんな無駄な会議を撲滅する７つの対策をご紹介します
記事はディオ様は関係なく真面目に書いているのでご承知置きください
無駄な会議を撲滅する７つの対策
- そもそも会議が必要か考える
- 事前に議題・それに対する着地点を各自考えておく
- 参加人数を絞る
- 会議出席者を絞る
- 会議終了時間を決めておく
- 司会進行役を決めておく
- 会議での決定事項は実行する
目次
驚愕データ！多すぎ日本の無駄な会議
１万人規模の企業では、１年間に約６７万時間、約１５億円も「ムダな会議」に費やしています――。大手人材サービスグループの研究機関「パーソル総合研究所」と立教大学の中原淳教授（人材開発）は、６千人のビジネスパーソンへの調査から、ムダな社内会議による損失の推計を出しました。
調査はインターネットを利用し、所属する企業の規模や役職、ムダだと感じている会議の時間や、そこで起きている問題などについて尋ねました。すると、企業規模が大きくなるほど会議の数は増加。役職が上がるにつれ、参加しなければいけない会議が増えていました。
朝日新聞 引用
この記事の数字をわかりやすく考えると
６７万時間＝７３年分の時間
１５億円＝一般男性の生涯収入の７倍、７生分
半端ない数字ですね
２４億には及びませんが
間違いなく人生を変える金額ですね
日本企業が会議大好きと言われる理由もわかります笑
この無駄な費用を別の使い方したら
会社も社員も、お互いお得な状態になりますよね
無駄な会議がひきおこすデメリット
お金の無駄
集まる事自体が目的となっている会議
とりあえずみんなで集まって会議しよう
こんなパターン
会議は貴重な業務時間を使って、何かの議題について考える・決定する会
目的がないただの集まりは会議ではありません
ただのお金の無駄遣い
会議前・会議後のキレイな資料作成の無駄
会議前の資料作成自体は会議をスムーズに進行するためには必要です
会議後の議事録等も会議の決定事項の再確認の意味では必要です
しかし、どこまで行っても社内書類です、内容さえ伝われば誤字脱字なども問題ないです
極論＝わかればなんでもいい
針の穴を通すようなチェックを行なっている会社は
力の入れどころを間違えてるのかな😅
これもただのお金の無駄遣い
１回の会議を実際の金額に落とし込むと
・参加者 ６名 ・会議時間 ３時間
・時給 3,000円
６人＊３h＊3000円＝54,000かかります
最低限この金額の２倍以上の成果がないと会議をした意味はありません
※会議をしなかった場合に行えた業務を考えるとザックリ２倍と考えています
この他に資料作成等の費用等も上乗せされます
実際にいくらかかっているかを把握することが必要なのですが
ほとんどの企業がそれをしていません
この金額以上の成果が出ない場合は
恐縮ですが、お金の無駄遣い
モチュベーションの低下
こんなこと思ったことありませんか？
ぼくはめっちゃあります笑
❶会議という名の報告会
チャットで十分じゃない？いちいち集めるな
❷自分に発言権の無い会議
なんで自分呼ばれた？俺関係なくない？帰りた〜い
❸会話の間を繋ぐ為のフリ
間を繋ぐ為にいちいち振ってくるな、何を言えばいいんや
❹聞きたくもない武勇伝に話がずれる
興味ないんや、早く終われ
❺ダラダラ会議のせいで残業になる
早く終われ、残業したくね〜😭
❻会議での決定事項が実行されない
なんの為の会議やねん！！
ちょっと言葉が汚くなったことをお詫びします
目的や理由がはっきりしていない会議は正直だるいです
こんなのが日々連発していると
働くモチュベーションも下がります
無駄な会議を撲滅する対策７選
そもそも会議が必要か考える
そもそも、その議題について会議が必要なのかを考える必要があります
場合によっては、会議をせずにチャットや資料配布で事足りる場合も多いです
むしろほとんどです笑
会議を開く前に、その会議が必要か？を考えることがポイントです
事前に議題を共有・それに対する考えを出席者はまとめておく
そもそも、会議が始まってから議題に対して考えては
考えている時間の無駄ですし、考える時間も少ないので
ロクな案は浮かびません
時間短縮と内容の充実の点でも
事前に議題を共有し、考えをまとめておくことが重要です
参加人数を絞る
色々なアイディアが欲しいからといって
やみくもに人数を増やす事はおすすめしません
人数が増えるほど
- 発言する機会が減る
- 会議に時間がかかる
なので、必要最低限の人数に絞って会議をする必要があります
会議出席者を絞る
先ほどの人数と一緒の点もありますが
会議の議題に関係の無い出席者を入れる必要はありません
『仲間はずれみたいにならないかな？』
など、いらない気を使う人も多いですが
自分に関係の無い会議に呼ばれる方が迷惑です
会議の効率や、モチュベーションの面でも
出席者を関係者のみに絞る事が重要になります
会議終了時間を決めておく
ダラダラと話していても良い案が生まれるとは限りません
逆に集中力が下がり悪影響となります
集中力の続く１時間程度を目安（長くて２時間）とし
それ以上は長引かせない
時間を決めておくことで
話しが脱線してしまう可能性も下がります
司会進行役を選任する
会議をスムーズに進行するために、司会進行役は不可欠です
全員が無秩序に発言するのでは進行に無駄がでます
また、司会進行役は前もって選任しておき
タイムテーブルを作成しておくことで
会議の流れをコントロールし効率を上げることができます
会議での決定事項を実施する
当たり前ですが、意外と会議をして決めただけ
実行しない企業って結構あるんですよね
貴重な時間とお金を使って決定した事項は
必ず実行に移しましょう
会議後に決定事項を簡単にまとめた資料を
出席者に回すなどし、認識違いを防ぐことも
重要になります
まとめ
無駄な会議を撲滅する８つの対策
- そもそも会議が必要か考える
- 事前に議題・それに対する着地点を各自考えておく
- 参加人数を絞る
- 会議出席者を絞る
- 会議終了時間を決めておく
- 司会進行役を決めておく
- 会議での決定事項は実行する
上記を実践すれば、無駄な会議は必ず減っていきます
削減した無駄な費用を事業で使う、社員に還元するなどできれば
会社自体もプラスになります
できるところから実践して頂ければ幸いです
以上 おわり
